Microsoft Excel — универсальный аналитический инструмент для расчётов, сортировки и структурирования данных. В этом материале мы рассказываем, как создавать и вести клиентскую базу в Microsoft Excel.
Кому полезно вести CRM-систему в Excel
Использование Excel для управления клиентскими отношениями оптимально при небольшом объёме сделок — например, при обработке 1–3 заказов в неделю. В таких условиях нет необходимости во внедрении сложных систем, поскольку ключевые процессы могут быть организованы в табличном формате. Это позволяет сохранять контакты, фиксировать этапы работы и создавать основу для последующего масштабирования бизнеса.
Среди преимуществ Excel — бесплатность использования, гибкость настройки под конкретные задачи, а также относительная простота интерфейса программы, не требующая обучения сотрудников.
Таким образом, Excel служит эффективным инструментом управления продажами и ведения клиентской базы на ранних этапах развития бизнеса или при ограниченных операционных процессах.
Как создать базу клиентов в Excel
В качестве примера рассмотрим предпринимателя, занимающегося продажей самодельных вязаных игрушек. Бизнес-модель включает два основных направления:
- Реализацию готовой продукции
- Выполнение индивидуальных заказов
Каналы привлечения клиентов:
- Сообщество во ВКонтакте
- Онлайн-доски с объявлениями
- Офлайн-площадки: ярмарки мастеров и розничные сувенирные магазины
При сотрудничестве с розничными точками продаж предприниматель прикрепляет к изделиям бирки со своими контактами, чтобы стимулировать дополнительный спрос. Аналогичный механизм работает с клиентами, привлечёнными через ярмарки. Для систематизации возрастающего потока заказов предприниматель решает перенести клиентскую базу в Excel.
Шаг 1. Формирование клиентской базы
Первоначальный этап предполагает консолидацию всей доступной информации:
- Контактов клиентов
- Истории заказов с указанием дат
- Источников привлечения
- Произвольных комментариев для персонализации обслуживания
Пример
| № | Имя | Контакт | Канал | Заказ 1 | Заказ 2 | Заказ 3 | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Екатерина | [ссылка на страницу VK] | Группа VK | Готовая игрушка: белый кот, 21.03.2019 | Заказ: синий бегемот, 08.09.2022 | Общается на «вы» | |
| 2 | Иван | [аккаунт в Telegram] | Ярмарка | Заказ: гном, 06.05.2022 | Заказ: большой заяц, 09.08.2022 | Заказ: кукла с жёлтыми волосами, 12.02.2023 | Просит работать быстро |
Рекомендуем включать в базу информацию не только о состоявшихся клиентах, но и о потенциальных покупателях, интересовавшихся товаром. Особую ценность представляют данные о заявках на отсутствующие позиции, позволяющие анализировать рыночный спрос.
Дополнительно стоит указывать данные об офлайн-магазинах, в которых продаются игрушки.
Шаг 2. Создание товарного каталога
Целесообразно организовать каталог продукции со следующими параметрами:
- Наименование товара
- Габаритные характеристики
- Ссылка на публикацию
- Даты публикации и продажи
- Канал реализации
Каталог размещается на отдельном листе таблицы и может использоваться как для внутреннего учёта, так и для предоставления клиентам.
Шаг 3. Учёт продаж
Каждая сделка фиксируется в двух местах:
- В клиентской базе для дальнейшей коммуникации
- В товарном каталоге для анализа ассортиментной политики
Шаг 4. Анализ данных
Регулярное ведение учёта позволяет выявлять:
- Наиболее востребованные товарные позиции
- Эффективные каналы сбыта
- Оптимальные ценовые сегменты
Практический кейс
В 2022 году производитель выпустил партию сувенирных кроликов — символов наступающего года — по демократичным ценам. Несмотря на низкие продажи в октябре-ноябре, в декабре произошёл резкий рост спроса, который привёл к дефициту товара. Анализ обращений позволил скорректировать производственный план на 2023 год и оптимизировать выпуск тематической продукции — игрушек-драконов.
Подобный подход демонстрирует, как систематизация данных в Excel помогает принимать обоснованные бизнес-решения и прогнозировать спрос.
Как вести клиентскую базу в Excel
Для анализа данных используйте стандартные функции Microsoft Excel: фильтрацию, сортировку и поиск.
Фильтрация данных
Инструмент фильтрации позволяет выделять релевантные данные и исключать несущественную для анализа информацию. Например, пользователь может отфильтровать клиентов, привлечённых через группу во ВКонтакте, для оценки эффективности этого канала продаж.
Алгоритм применения фильтра:
- Перейдите на вкладку «Данные»
- Активируйте инструмент «Фильтр»
- Используйте селекторы в заголовках столбцов для выбора критериев отбора
Для примера: в столбце «Канал» выберите значение «Группа ВК»
Программа автоматически скроет записи, не соответствующие заданным параметрам.
Сортировка информации
Сортировка позволяет организовать данные по алфавитному, числовому или хронологическому принципу. Например, анализ сезонности продаж может проводиться через сортировку товарного каталога по датам реализации.
Процедура сортировки:
- Выделите нужную ячейку в диапазоне данных
- Перейдите на вкладку «Данные»
- Выберите опцию «Сортировка»
- Определите параметры просмотра в диалоговом окне
Для повышения точности анализа рекомендуется предварительно применить фильтрацию по ключевым параметрам с последующей сортировкой оставшихся данных.
Поиск записей
Для оперативного доступа к информации предусмотрено два метода:
- Сортировка базы данных по алфавиту
- Поиск по всей базе данных (комбинация клавиш Ctrl + F)
Поисковый механизм автоматически идентифицирует и выделяет ячейки, содержащие введённые символы. Это ускоряет процесс нахождение нужных записей в базе данных.
Что выбрать: CRM-систему или Excel
Оптимальное решение зависит от масштаба бизнеса и численности персонала.
Внедрение CRM-системы подходит компаниям, обрабатывающим более трёх заказов в неделю. Современные CRM-платформы обеспечивают:
- Ускорение бизнес-процессов
- Масштабируемость операционной деятельности
- Кросс-платформенный доступ к данным
- Автоматическую фиксацию заявок из всех каналов коммуникации
Например, RetailCRM создана специально для интернет-магазинов. Она перенаправляет сообщения из Telegram, Авито, ВКонтакте, чата с онлайн-консультантом в единый поток и автоматически распределяет обращения между сотрудниками. Система использует автоответы, которые моментально реагируют на сообщения покупателей. Для роста повторных продаж можно запустить автоматические правила.
Для повышения эффективности отдела продаж можно использовать amoCRM. Она также собирает в единую систему запросы из разных источников, хранит всю историю переписки, позволяет совершать звонки в один клик. Для работы в amoCRM практически не требуется обучение, так как у неё простой и интуитивно понятный интерфейс. В систему встроен мессенджер, благодаря чему сотрудники могут общаться в программе.
Комплексное решение для средних и крупных компаний — Битрикс24. Это не просто CRM, а система автоматизации рабочих процессов. Битрикс24 позволяет управлять клиентской базой, назначать задачи сотрудникам, использовать общий календарь, аккумулировать данные в корпоративном хранилище общего доступа и многое другое.
Преимущества и ограничения использования Excel для управления клиентской базой
Excel представляет собой эффективное решение для ведения клиентской базы на начальном этапе развития бизнеса. К его ключевым преимуществам относятся:
- Нулевая стоимость использования при наличии лицензии Microsoft Office
- Возможность базового анализа данных для принятия управленческих решений
- Многопользовательский доступ через Google Таблицы
- Оптимальное решение для фрилансеров и микробизнеса с минимальными потребностями в CRM-функционале
Однако для компаний с развитой структурой использование Excel сопряжено со значительными ограничениями:
- Сложность обработки больших объёмов данных.
Работа с большими массивами информации требует продвинутых навыков, сопоставимых с программированием - Ограниченная интеграция данных.
Невозможность автоматизированного объединения информации из различных таблиц в единую систему - Неполная картина взаимодействий.
Отсутствие сквозного отслеживания истории коммуникаций с клиентом - Ограничения функциональности:
- Невозможность прикрепления файлов к ячейкам с данными
- Отсутствие интеграции с внешними сервисами и системами
- Рутинная проверка данных на ошибки ввода
- Риски неточной аналитики.
Неавтоматизированный процесс внесения данных приводит к ошибкам, влияющим на достоверность аналитических выводов
Эти ограничения становятся критичными по мере роста бизнеса, обуславливая необходимость перехода на специализированные CRM-решения.
